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Você já deve saber como uma oficina mecânica está sempre cheia de trabalho para todos na equipe. Manutenção, negociação, atendimento ao cliente, entre outras coisas, são fundamentais para o sucesso do negócio. Porém, você não pode se esquecer de outras tarefas internas, como a gestão de estoque. Muitas oficinas perdem bastante dinheiro e energia por não organizarem corretamente sua mercadoria.

Gerir corretamente o estoque da sua oficina afeta muito mais do que a disposição das peças no seu espaço. Isso pode acelerar diversas tarefas do dia a dia e, acima de tudo, evitar desperdício de recursos. A questão é: como fazer uma gestão mais eficiente?

Se você está com dificuldades nesse ponto, não se preocupe. Trouxemos aqui 7 passos simples para ter mais sucesso na sua gestão de estoque. Acompanhe!

1. Registre a entrada e saída de itens

O primeiro passo para ter qualquer controle sobre seu estoque é saber o que está disponível, quais mercadorias serão entregues e quais itens saíram da oficina. Não basta apenas considerar se houve ou não uma entrega do fornecedor. Você precisa de um registro preciso da movimentação de mercadoria para poder tomar qualquer decisão.

Ao fazer uma compra de material, por exemplo, a área financeira da oficina precisa registrar esses valores e lançá-los nas suas contas. E, quando você faz uma manutenção que retira algum item do estoque, a área de compras também precisa acompanhar essa saída para agendar o próximo lote com o fornecedor.

2. Faça inventários regulares

Mesmo que você tenha processos bem estruturados para acompanhar a circulação de mercadorias, não é impossível que alguns erros passem despercebidos no seu registro. O problema não é que eles existam, mas que sejam ignorados até causarem transtornos. A melhor forma de resolver isso é ter uma agenda de inventários para facilitar sua gestão de estoque.

Caso você não saiba, um inventário é quando você confere o estoque real e compara o que encontrar com os registros da empresa. Isso ajuda a revelar erros, além de mostrar se houve alguma saída inesperada de mercadoria. Se muitas mercadorias começam a “desaparecer”, você sabe que é hora de tomar alguma atitude.

3. Tenha um bom relacionamento com seus fornecedores

É fácil para muitos gestores de oficinas mecânicas acreditar que os seus fornecedores são apenas lojas em que compram seus produtos. Porém, há muito que pode ser feito se você pensar neles como parceiros da sua oficina. Desta forma, ele podem atuar em conjunto para que ambos sejam beneficiados em igual medida ao longo do tempo.

Criar um relacionamento mais próximo com seus fornecedores pode oferecer diversas vantagens. Entre elas: receber prioridade na entrega de novas peças e melhores preços para negociar, etc. Você também pode retribuir esses favores mantendo uma agenda de pedidos regular, por exemplo. Além disso, pode aumentar o volume dos pedidos à medida que sua oficina crescer e ganhar mais alcance no mercado.

4. Capacite sua equipe

Claro que uma boa gestão de estoque para oficina mecânica não depende apenas de uma ou duas pessoas. Todo o time precisa assumir algumas responsabilidades para que a movimentação das mercadorias seja mais eficiente e que as decisões tomadas pela gestão sejam mais precisas. Mesmo que sua oficina seja uma PME (Pequena e Média Empresa), esse esforço conjunto ainda é muito importante.

Pense, por exemplo, no controle do estoque e documentação das mercadorias. Sempre que um mecânico retira uma peça para fazer qualquer manutenção, ele deve deixar registrado qual item foi pego, quando e para qual serviço foi direcionado. Esse conjunto de informações é o que mais vai contribuir com suas escolhas administrativas ao longo do tempo.

5. Organize o espaço físico da sua oficina

A boa conservação do seu estoque, assim como a disposição das mercadorias, também afeta consideravelmente sua eficiência para gerir corretamente o estoque, além da produtividade da equipe no dia a dia. Afinal, se os itens não forem bem organizados dentro da oficina, é provável que os mecânicos não consigam encontrar qualquer peça que precisem no meio da bagunça.

Utilizar um padrão bem claro para definir onde cada peça deve ser colocada vai ajudar bastante na orientação da equipe. E, claro, ter alguma sinalização também é fundamental. Não deixe esse ambiente sujo, não empilhe caixas sobre caixas de entregas nem armazene os produtos em locais muito expostos. Além de dificultar o trabalho no dia a dia, isso ainda pode danificar as peças antes que sejam utilizadas.

6. Evite compras em excesso

Outro erro comum que pode tornar a gestão de estoque um verdadeiro pesadelo é o excesso de mercadoria. É importante ter peças suficientes para atender qualquer demanda, mas se você exagerar muito, é bem provável que fique sem espaço, com um monte de mercadoria não utilizada e um grande prejuízo no seu fluxo de caixa.

Esse erro quase sempre é consequência de outros problemas, como a falta de registro ou um acompanhamento ruim da entrada e saída de mercadorias em sua oficina mecânica. Ajustar o tamanho das suas compras para a demanda do público e para variações no mercado é sempre importante. Especialmente quando falta espaço livre no seu estoque.

7. Tenha um software de gestão

Por fim, mas não menos importante, é sempre bom usar a tecnologia para auxiliar você e sua equipe com as tarefas mais burocráticas e repetitivas de um negócio. Contar apenas com um livro de registros nunca é uma boa ideia para manter o controle de nenhum negócio. Isso porque ele pode ser facilmente danificado ou adulterado,

Utilizar um software de gestão contribui bastante nesse ponto. Mesmo que os registros possam ser livremente acessados por vários colaboradores, sempre será possível notar quem fez cada alteração, qual foi a mudança e quando ela foi registrada. Além disso, um software pode gerar relatórios de atividade de forma mais rápida e precisa, minimizando o trabalho burocrático envolvido.

 

FONTE: http://blog.fras-le.com/

ARTIGO: http://blog.fras-le.com/gestao-de-estoque-na-oficina-mecanica/